Datenschutz scheitert selten am Konzept. Er scheitert daran, dass die Anforderungen aus dem Konzept in den Systemen nicht ankommen.
Ihr Datenschutzbeauftragter beschreibt, was zu tun ist: Zugriffe beschränken, Daten löschen, technische Maßnahmen dokumentieren. Umsetzen muss das jemand in der IT. Genau dort bleibt es häufig liegen, weil im Tagesgeschäft anderes vorgeht und weil niemand zuständig ist.
Wann wurde zuletzt überprüft, wer in Ihren Systemen auf welche Daten zugreifen kann? Liegen Auftragsverarbeitungsverträge für alle Dienste vor, die Daten verarbeiten, auch für die Werkzeuge, die einzelne Abteilungen selbst gebucht haben? Und wird das, was nach Ihrem Löschkonzept gelöscht werden müsste, tatsächlich gelöscht?
Diese Fragen lassen sich meist nicht spontan beantworten. Das ist kein Vorwurf: Es sind Aufgaben ohne Termin, und Aufgaben ohne Termin geraten nach hinten.
Wir übernehmen keine Mandate als Datenschutzbeauftragter. Wir sorgen dafür, dass in Ihren Systemen tatsächlich passiert, was Ihr Datenschutzbeauftragter vorgibt.
Viele Betriebe beginnen mit einer Bestandsaufnahme: Wir sehen uns an, wie Zugriffe, Löschung und Dienstleister heute geregelt sind, bringen das in Ordnung und dokumentieren es. Danach ist der Stand sauber.
Nur bleibt er das nicht von allein. Mitarbeitende kommen und gehen, Abteilungen buchen neue Werkzeuge, Anbieter ändern ihre Bedingungen. Nach zwölf Monaten stimmt die Dokumentation an mehreren Stellen nicht mehr, ohne dass jemand etwas falsch gemacht hätte.
Das wirksamste Mittel gegen Aufgaben ohne Termin ist ein Termin.
Wenn wir Ihre IT betreuen, erheben unsere Systeme einen Teil dieser Punkte ohnehin. Auffälligkeiten melden wir Ihnen, wenn sie auftreten, und nicht erst am Jahresende:
Die Erhebung allein beantwortet die entscheidende Frage nicht: Ist ein Zugriff noch begründet, braucht ein neuer Dienst einen Vertrag, lässt sich Ihr Löschkonzept in den eingesetzten Systemen überhaupt abbilden? Das lässt sich nicht automatisieren, dafür braucht es jemanden, der Ihren Betrieb kennt.
Diese Durchsicht buchen Sie als Zusatzleistung zu Ihrem Betreuungsvertrag. Sie umfasst die Bewertung der erhobenen Punkte gemeinsam mit Ihnen, die Fortschreibung Ihrer Dokumentation und einen Bericht, den Sie Ihrem Datenschutzbeauftragten vorlegen können.
Das erspart Ihnen die Übung, Nachweise einmal im Jahr unter Zeitdruck zusammenzusuchen. Was geprüft wurde, liegt dann bereits vor.
Wir sprechen die Sprache beider Seiten. Gegenüber Ihrem Datenschutzbeauftragten können wir belegen, wie eine Anforderung technisch umgesetzt ist. Ihnen erklären wir, was eine Anforderung im Betrieb bedeutet und was sie kostet. Das erspart Ihnen die Rolle des Übersetzers zwischen zwei Fachwelten.
Wir haben über Jahre Unternehmen als externer Datenschutzbeauftragter betreut und kennen die Anforderungen deshalb aus beiden Blickwinkeln. Dazu kommt unser eigenes Informationssicherheitsmanagement, das nach ISO 27001:2022 zertifiziert ist und regelmäßig extern geprüft wird.
Was liegt bei Ihnen offen?
Schildern Sie uns kurz, woran es hakt. Wir sagen Ihnen, was sich mit vertretbarem Aufwand erledigen lässt. Das Erstgespräch ist kostenfrei.