Arbeitszeiten erfassen, Rückfragen klären, Daten für die Lohnabrechnung vorbereiten: Das kostet jeden Monat Zeit.
Eine passende digitale Zeiterfassung vereinfacht diese Abläufe und macht Arbeitszeitkonten für Mitarbeitende und Personalverwaltung nachvollziehbar. Denn am Monatsende müssen die Angaben zusammengeführt, fehlende Einträge nachgetragen und Rückfragen geklärt werden. Das kostet Zeit, besonders wenn mehrere Standorte oder unterschiedliche Arbeitszeitmodelle zusammenkommen.
Können Mitarbeitende und Personalverwaltung nachvollziehen, wie ein Überstundenkonto zustande kommt? Wie viele Stunden kostet die Aufbereitung der Zeiten für die Lohnabrechnung jeden Monat? Und würden Sie mitbekommen, wenn jemand regelmäßig die Ruhezeit zwischen zwei Schichten unterschreitet?
Die dritte Frage betrifft Ihre Verantwortung als Arbeitgeber. Eine digitale Erfassung kann auf solche Abweichungen hinweisen, bevor sie zum Thema werden.
Eine Zeiterfassung erzeugt personenbezogene Daten über Ihre Mitarbeitenden, je nach Lösung auch über Aufenthaltsorte. Damit stellen sich Fragen, die vor der Einführung geklärt sein sollten: Wer darf welche Daten sehen, wie lange werden sie aufbewahrt, und wofür dürfen sie ausgewertet werden. Wo ein Betriebsrat besteht, kommt dessen Mitbestimmung hinzu.
Unsere Kenntnis dieser Fragen stammt aus der Arbeit als externer Datenschutzbeauftragter für Unternehmen. Sie ist für uns kein Nachgedanke, sondern Teil der Einführung.
Damit die Zeiterfassung im Alltag angenommen wird, muss sie einfach zu bedienen sein. Ebenso wichtig ist Transparenz: Welche Daten werden erfasst, wer kann sie sehen, und wie lassen sich Fehler korrigieren? Wir beziehen diese Fragen in die Einführung und die Einweisung ein.
Wir arbeiten mit etablierten Anbietern und wählen die Lösung nach Ihren Abläufen aus. Entscheidend ist selten der Funktionsumfang, sondern wie bei Ihnen gearbeitet wird: feste Schichten oder Gleitzeit, Büro oder Baustelle, ein Standort oder mehrere, und welches Format Ihre Lohnabrechnung braucht.
Die Einrichtung, die Anbindung an Ihre bestehende IT und die Einweisung Ihrer Mitarbeitenden übernehmen wir.
Wie werden bei Ihnen heute Zeiten erfasst?
Schildern Sie uns kurz, wie es bei Ihnen läuft. Wir sagen Ihnen, was sich lohnt und was Sie beachten müssen. Das Erstgespräch ist kostenfrei.