Ein Ablauf, den niemand aufgeschrieben hat, existiert in so vielen Fassungen, wie Leute daran beteiligt sind.

Beim Process Modelling zeichnen wir auf, wie in Ihrem Unternehmen tatsächlich gearbeitet wird: welche Schritte aufeinander folgen, wer entscheidet, wo gewartet wird und was passiert, wenn etwas vom Normalfall abweicht.

Das Ergebnis ist eine Darstellung, die für die Beteiligten nachvollziehbar ist. Erst darauf lässt sich sinnvoll aufbauen, egal ob Software entstehen soll oder nur der Ablauf selbst besser werden muss.

Wann sich das lohnt

  • Ein Vorgang dauert länger, als er sollte, und niemand kann genau sagen, woran es liegt.
  • Mehrere Abteilungen sind beteiligt, und an den Übergängen bleibt etwas liegen.
  • Ein Ablauf soll automatisiert werden, ist aber nirgends beschrieben.
  • Ein Mitarbeiter geht, und mit ihm Wissen, das nur er hatte.
  • Eine Zertifizierung oder ein Auftraggeber verlangt nachvollziehbare Abläufe.

Wie wir vorgehen

Wir sprechen mit den Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, und zeichnen mit, was sie beschreiben. Dabei zeigt sich häufig, dass der offizielle Weg und der tatsächliche Weg auseinanderliegen. Beides gehört ins Bild, denn die Abkürzungen im Alltag haben meist einen Grund.

Anschließend gehen wir die Darstellung gemeinsam durch. An dieser Stelle fallen oft Widersprüche und Lücken auf, die im Gespräch vorher nicht sichtbar waren.

Oft ist der wertvollste Teil nicht das fertige Diagramm, sondern das Gespräch, das beim Erstellen entsteht.

Was daraus werden kann

Manchmal reicht die Darstellung bereits: Wenn alle denselben Ablauf vor Augen haben, lassen sich Zuständigkeiten und Übergaben oft schon deutlich besser klären. In anderen Fällen wird daraus die Grundlage für eine Anpassung des Ablaufs, für die Automatisierung einzelner Schritte oder für eine individuelle Anwendung.

Wenn es in die Entwicklung geht, schließt sich die Business Analysis an. Dort werden aus dem Ablauf konkrete Anforderungen an die spätere Lösung.

Ein Beispiel

Für einen Kunden im Retail-Marketing haben wir die Abläufe rund um wiederkehrende Besuche im Außendienst aufgenommen: Terminplanung, Tourenfolge, Erfassung vor Ort und die Rückmeldung an die Auftraggeber. Erst aus dieser Darstellung ist die Anwendung entstanden, die diesen Ablauf heute unterstützt.

Ein Ablauf, der hakt?

Schildern Sie uns kurz, worum es geht. Wir sagen Ihnen, ob sich eine Aufnahme lohnt und wie umfangreich sie wäre. Das erste Gespräch kostet nichts.

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